Als ondernemer werk je hard. Het is dan natuurlijk enorm vervelend als een van je klanten niet betaald. Als dat het geval is, kun je een incassobureau inschakelen, maar wanneer mag dat eigenlijk? Zijn er bijvoorbeeld zaken waar je eerst aan moet voldoen, voordat je een incassobureau in mag schakelen? In dit artikel vertellen we je daar meer over.

Wat doet een incassobureau?

Een incassobureau int openstaande vorderingen in opdracht van een schuldeiser. Dit doen ze in het buitengerechtelijke incassotraject. Een incassobureau in Den Bosch probeert dus openstaande facturen te innen, zonder dat er een rechter aan te pas hoeft te komen. Dat doet het incassobureau bijvoorbeeld door te mailen en te bellen en door te onderhandelen over een betalingsregeling. 

Betaalt de klant alsnog niet, dan kan het incassobureau geen verdere stappen nemen om de openstaande factuur toch te innen. Veel incassobureau’s hebben echter ook advocaten in dienst, waardoor de advocaten de taak over kunnen nemen. Zo hoef je je zaak niet naar een ander bedrijf over te hevelen en kun je direct verdere stappen ondernemen.

Wanneer een incassobureau inschakelen?

Als een klant niet betaald, dan mag je een incassobureau inschakelen. Hiervoor gelden geen voorwaarden, maar het is wel aan te raden om van tevoren eerst zelf contact op te nemen met de klant. Zo kun je immers de relatie met de klant goed behouden. Bel en mail de klant eerst en vraag waarom de facturen niet betaald worden. Wordt er daarna nog steeds niet betaald, dan kun je aan de slag gaan met een incassobureau. 

Gaat het om een particuliere klant? Dan zitten er iets meer regels aan vast. Zo moet je een particuliere klant altijd eerst een aanmaning sturen. Hierbij krijgt de klant nog 14 dagen de tijd om de factuur te betalen. Dit wordt ook wel de veertiendagenbrief gestuurd en wanneer deze brief niet aan specifieke eisen voldoet, is deze niet geldig. Is de brief verstuurd en heb je geen betaling ontvangen na de termijn, dan mag je een incassobureau inschakelen.

Waar moet je op letten bij het inschakelen van een incassobureau?

Heb je besloten een incassobureau in te schakelen, kies dan voor een incassobureau dat aan de slag gaat met een tactische aanpak. Dat houd in dat het incassobureau vriendelijk en begripvol te werk gaat, waardoor de relatie met de klant niet te veel schaadt. Verder is het slim om met een incassobureau in zee te gaan waar advocaten in dienst zijn. Zo weet je zeker dat je sterk in je schoenen staat, ook als een incasso in eerste instantie geen effect heeft.